sistem informasi manajemen

             
          Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.

Perancangan, penerapan dan pengoperasian SIM adalah mahal dan sulit. Upaya ini dan biaya yang diperlukan harus ditimbang-timbang. Ada beberapa faktor yang membuat SIM menjadi semakin diperlukan, antara lain bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin rumit. Salah satu alasan dari kerumitan ini adalah semakin meningkatnya dengan muncunya peraturan dari pemerintah.

(Abdul Kadir 2002), mendefinisikan sistem informasi manajemen (SIM) adalah sistem informasi yang digunakan untuk menyajikan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

        Sistem informasi manajemen (SIM) mempunyai keunggulan yaitu dapat menolong perusahaan untuk (1) meningkatkan efisiensi operasional, (2) memperkenalkan inovasi dalam bisnis, dan (3) membangun sumber-sumber informasi strategis.

1. meningkatkan efisiensi operasional

       Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost leadership).

Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar.

Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.

2. memperkenalkan inovasi dalam bisnis

     Penggunaan ATM (automated teller machine) dalam perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun.

Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebuah contoh yang bagus dari hal ini adalah sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tersebut, maka mereka akan segan utnuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain.

3. membangun sumber-sumber informasi strategis.

     Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users.

      Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk membuat basis informasi strategis (strategic information base) yang dapat menyediakan informasi untuk mendukung strategi bersaing perusahaan. Informasi ini merupakan aset yang sangat berharga dalam meningkatkan operasi yang efisien dan manajemen yang efektif dari perusahaan. Sebagai contoh, banyak usaha yang menggunakan informasi berbasis komputer tentang konsumen mereka untuk membantu merancang kampanye pemasaran untuk menjual produk baru kepada konsumen.

       Sistem informasi merupakan salah satu subsistem pokok dalam suatu sistem manajemen modern. Tanpa adanya dukungan data dan informasi yang akurat dan mutakhir kegiatan manajemen tidak mungkin dapat dilaksanakan, karena dapat dipastikan bahwa proses pengambilan keputusan dan penentuan kebijaksanaan tidak akan mungkin membuahkan hasil yang optimal.

     Perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi mutakhir memberikan berbagai kemungkinan pemanfaatan yang sangat luas. Pimpinan dan Staf serta Pembina Fungsi dapat memanfaatkan dukungan Sistem Informasi yang telah tergelar untuk keperluan:

1). Penyimpanan arsip dan dokumentasi/pencatatan data.

2). Pembuatan dan pengolahan data statistik.

3). Penyelenggaraan administrasi perkantoran.

4) Pengolahan data untuk mendukung penyelenggaraan kegiatan Administrasi Pembinaan seperti yang pada saat ini telah dilaksanakan

5) Pertukaran data dan informasi antara pejabat/instansi, sehingga tidak perlu semua data harus di kembangkan dan dikelola sendiri oleh bagian yang memerlukan tetapi dapat mengakses data yang menjadi tanggung jawab fungsi yang bersangkutan.

6) Berkomunikasi, diskusi dan teleconference secara lebih efisien, dengan memanfatkan fasilitas E-mail.

7) Publikasi (edaran, undangan, pemberitaan, buletin dan sebagainya) dengan membuat situs.

8) Menyusun perencanaan program, kegiatan dan anggaran.

9) Melakukan simulasi pelaksanaan suatu rencana operasi atau implementasi kebijaksanaan atau keputusan. Simulasi ini dapat digunakan untuk menguji efektifitas rencana dan memperkirakan tingkat keberhasilan atau dampak negatif/kerugian yang mungkin timbul agar dapat disiapkan rencana antisipasinya.

10) Melakukan evaluasi pelaksanaan program dan kegiatan.

11) Membuat analisis, perkiraan, ramalan kejadian berdasarkan data dan informasi yang dimasukkan.

12) Profiling, yaitu menganalisis keterkaitan berbagai fakta, keadaan, kejadian, dan indikasi lain, sehingga dapat dideskripsikan sketsa, profil, pola perilaku tertentu.

      Uraian di atas adalah segelintir dari manfaat dan keunggulan dari SIM,, akan tetapi SIM tersebut juga memberikan kelemahan walaupun sedikit. Seperti: dapat memberikan dampak bagi lingkungan sosial seperti pengurangan tenaga kerja, sehingga dapat menambah angka pengangguran. Selain itu dengan adanya SIM tersebut membuat ketergantungan manusia terhadap SIM tersebut,, sehimgga mengesampingkan rasionalitas manusia itu sendiri.

CERMATAN PERKEMBANGAN SIM

      Sesungguhnya, konsep sistem informasi telah ada sebelum munculnyakomputer. Sebelum pertengahan abad ke-20, pada masa itu masih digunakan kartu punch, pemakaian komputer terbatas pada aplikasi akuntansi yang kemudian dikenal sebagai sistem informasi akuntansi. Namun demikian para pengguna - khususnya dilingkungan perusahaan - masih mengesampingkan kebutuhan informasi bagi para manajer. Aplikasi

akuntansi yang berbasis komputer tersebut diberi nama pengolahan data elektronik (PDE). Dalam tahun 1964, komputer generasi baru memperkenalkan prosesor

baru yang menggunakan silicon chip circuitry dengan kemampuan pemrosesan yang lebih baik. Untuk mempromosikan generasi. komputer tersebut, para produsen memperkenalkan konsep sisteminformasi manajemen dengan tujuan utama yaitu aplikasi komputer. adalah untuk menghasilkan informasi bagi manajemen. Ketika itu mulai terlihat jelas bahwa komputer mampu mengisi kesenjangan akan alat bantu yang mampu menyediakan informasi manajemen. Konsep SIM ini dengan sangat cepat diterima oleh beberapa perusahaan dan institusi pemerintah dengan skala besar sepertiDepartemen Keuangan khususnya untuk menangani pengelolaananggaran, pembiayaan dan penerimaan negara.

     Saat ini peranan sistem informasi (SI) sudah tidak dapat dipungkiri lagi. Kemajuan tekhnologi yang demikian pesatnya semakin menambah peranan sistem informasi di segala bidang. Mulai dari pendidikan hingga bisnis di perusahaan. Semuanya menggunakan sistem informasi untuk mendukung sebagian atau seluruh kegiatan mereka.

     Tujuan sistem informasi itu sendiri adalah untuk mendukung operasi bisnis, mendukung keperluan managerial, dan mendukung keunggulan strategis. Jadi sudah sewajarnya tekhnologi informasi digunakan oleh banyak pihak. Di pemasaran sistem informasi pun digunakan dengan berbagai tujuan. Tanpa adanya sistem informasi maka bidang pemasaran akan kesulitan untuk menentukan Segmenting,targeting dan positioning perusahaan mereka, promosi apa yang harus dilakukan dan masih banyak lagi kendala-kendala yang akan dihadapi oleh sebuah perusahaan jika perusahaan tersebut tidak memanfaatkan sistem informasi.

Pada saat ini sudah tidak aneh lagi jika sebuah perusahaan menggunakan sistem informasi sebagai media untuk promosi. Misalnya dengan memiliki website sendiri. Selain itu ada sebuah hotel berbintang yang memanfaatkan data tamu sebagai media promosi. Jika ada yang kebetulan berulang tahun biasanya pihak hotel tersebut memberikan kartu ucapan selamat ulang tahun. Hal itu tentu saja dapat menimbulkan kesan di hati tamu hotel tersebut sehingga secara tidak langsung tamu tersebut akan mempromosikan hotel tersebut kepada teman-temannya. Belum lagi dengan fasilitas mailing list (Milis). Melalui Milis tersebut maka promosi dapat dilakukan dengan cepat dan biaya yang lebih murah. Begitu pula dengan data penjualan yang dapat dikirimkan melalui email. Sehingga perusahaan pusat dapat mengetahui kondisi penjualan di toko cabang dengan cepat sehingga dapat membuat keputusan promosi apa yang harus dilakukan oleh perusahaan. Misalnya dengan mengutamakan mempromosikan produk “A” dari pada produk “B” karena tingkat penjualan produk “A” tidak sebaik produk “B”.

Nabisco sebagai salah satu produsen biskuit yang berpusat di Amerika Serikat tidak mau kalah dalam menggunakan sistem informasi dalam pengambilan keputusan untuk berpromosi. Untuk meningkatkan tingkat penjualan maka perusahaan Nabisco pun tidak segan – segan menggunakan sistem informasi untuk meningkatkan tingkat penjualan mereka.

      SIM pada masa sekarang mengalami masa keemasan, karena SIM ini merupakan salah satu vitalitas yang sangat diperlukan, hal ini dikarenakan SIM dapat memberikan masukan, serta mampu membantu para manajer dalam mengambil keputusan ataupun pengelolaan suatu pekerjaan yang pastinya dengan memerlukan teknologi informasi.

  Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Sistem Informasi Manajemen (SIM) tidak menggantikan Transaction Processing Systems; melainkan semua SIM mencakup pengolahan transaksi. SIM adalah sistem informasi yang sudah terkomputerisasi yang bekerja karena adanya interaksi antara manusia dan komputer. Dengan bantuan manusia, perangkat lunak (program komputer) dan perangkat keras (komputer, printer, dan lain-lain) agar berfungsi dengan baik, SIM mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari Transaction Processing Systems, termasuk analisis keputusan dan pembuatan keputusan.

Untuk mengakses informasi, pengguna SIM membagi basis data biasa. Basis data menyimpan data-data dan model yang membantu pengguna menginterprestasikan dan menerapkan data-data tersebut. SIM menghasilkan output informasi yang digunakan untuk membuat keputusan. SIM juga dapat membantu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi, meski tidak berupa suatu struktur tunggal.

4. Informatic Management System

SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).

Contoh :

A.  SISTEM INFORMASI MANAJEMEN LELANG/ TENDER

E-Procurement ( E-PROC)

Salah satu penerapan kemajuan teknologi telematika dalam mendukung proses bisnis adalah dalam proses pengadaanbarang/ jasa, sehingga proses tersebut akan lebih transparan, efektif dan efisien. Pemanfaatan e-Procurementmenjadikan proses pengadaan dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien dengan prinsip persaingan sehat, transparan, terbuka dan perlakuan yang adil bagi semua pihak, sehingga hasilnya dapat dipertanggung jawabkan baik dari segi fisik, keuangan, maupun manfaatnya bagi kelancaran tugas Pemerintah/ Perusahan.Aplikasi electronic Procurement atau e-Procurement adalah suatu aplikasi yang digunakan untuk mengelola pengadaan barang/ jasa berbasis internet yang didisain untuk mencapai suatu proses pengadaan barang/ jasa yang efektif, efisien dan terintegrasi.Aplikasi e-Procurement memiliki fasilitas transaksi antara Buyer dan Supplier. Yang dimaksud dengan Buyer adalah pihak yang akan melakukan proses pembelian barang/ jasa. Supplier adalah pihak-pihak yang berfungsi sebagai pemasok barang/ jasa yang dibutuhkan oleh Buyer.

Keunggulan e-Procurement

§ Tidak adanya batas ruang dan waktu karena menggunakan teknologi berbasis internet.

§ Proses pengadaan barang dapat diikuti oleh pemasok secara terbuka.

§ Proses dalam setiap tahapan pengadaan akan dengan mudah diikuti / diawasi oleh seluruh stakeholder.

§ Proses akan berlangsung secara :

a. Efisien,

b. Efektif,

c. Terbuka dan bersaing,

d. Transparan,

e. Adil/ tidak diskriminatif,

f. Akuntabel.

§ Akan lebih mendorong terjadinya persaingan antar pemasok yang lebih sehat.

§ Mencegah tindakan kolusi, korupsi dan nepotisme ( KKN) dalam pelaksanaan pengadaan barang/ jasa.

Manfaat e-Procurement

1. Mendapatkan Harga Pembelian Barang yang terkontrol.

2. Mempercepat Waktu Proses Pengadaan.

3. Proses pengadaan akan lebih transparan.

4. Mereduksi biaya pengadaan barang/ jasa.

5. Menghemat sampai dengan 50% anggaran.

6. Memperlancar Komunikasi Buyer – Supplier.

7. Pelayanan yang baik kepada Supplier.

B.  Sistem Informasi Menejemen Pelayanan Terpadu Satu Pintu (SIM PTSP)

SIM PTSP adalah sebuah aplikasi untuk memenejemen perizinan yang ada di Kabupaten Bau bau,  Buton, Sulawesi Tenggara. SIM PTSP merupakan aplikasi yang mengelola penyelenggaraan perizinan yang prosesnya dimulai dari tahap permohonan sampai ke tahap terbitnya dokumen yang dilakukan dalam satu tempat. Aplikasi seperti ini dapat memberikan kepuasan kepada para pihak yang mengajukan izin dikarenakan dengan pelayanan yang diberikan oleh SIM PTSP menjadikan proses pembuatan izin menjadi lebih cepat, murah, mudah, transparan, pasti dan terjangkau.

3. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan.
SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).